Er bestaat geen wettelijk recht op een reiskostenvergoeding: een werkgever hoeft je reiskosten alleen te vergoeden als dat is afgesproken in je arbeidsovereenkomst of een toepasselijke cao. Wel mag een werkgever vrijwillig een vergoeding geven, en tot een bepaald bedrag per kilometer is die belastingvrij.
Geen wettelijk recht, wel mogelijkheden
Veel werknemers gaan ervan uit dat reiskosten altijd worden vergoed, maar dat klopt niet. Een reiskostenvergoeding is pas verplicht als deze expliciet is opgenomen in je contract of cao. Staat er niets over geregeld, dan beslist de werkgever zelf of hij een vergoeding geeft. Geeft hij meer dan het belastingvrije maximum, dan wordt het meerdere belast als loon.
Belastingvrije kilometervergoeding
De meest voorkomende vorm is de onbelaste kilometervergoeding. Een werkgever mag tot een vast bedrag per zakelijke kilometer (inclusief woon-werkverkeer) belastingvrij vergoeden. Sinds 2024 is dit maximaal 0,23 euro per kilometer. Deze vergoeding geldt ongeacht het vervoermiddel: fiets, motor, auto of openbaar vervoer.
Vergoedt je werkgever meer dan dit maximum, dan telt het bedrag boven 0,23 euro mee als belastbaar loon.
Vergoeding bij openbaar vervoer
Reis je met het openbaar vervoer, dan heeft je werkgever twee mogelijkheden voor een belastingvrije vergoeding:
- De werkelijk gemaakte reiskosten, bijvoorbeeld op basis van vervoersbewijzen of een abonnement;
- Een vergoeding op basis van kilometers, tot maximaal 0,23 euro per kilometer.
Kies je voor de werkelijke kosten, dan moet je deze wel kunnen aantonen met bewijsstukken zoals tickets of abonnementen.
Vaste reiskostenvergoeding
Werkgevers kunnen ook een vaste maandelijkse reiskostenvergoeding geven op basis van een gemiddeld aantal werkdagen en de reisafstand. De Belastingdienst stelt hieraan voorwaarden, bijvoorbeeld over het minimumaantal dagen dat je daadwerkelijk naar een vaste werkplek reist. Werk je structureel deels thuis, dan moet de vaste vergoeding daarop worden aangepast.
Thuiswerkvergoeding
Sinds 2022 bestaat er naast de reiskostenvergoeding een gerichte vrijstelling voor een thuiswerkvergoeding. Werkgevers mogen voor thuiswerkdagen een vast bedrag per dag belastingvrij vergoeden. Voor één en dezelfde dag kan niet zowel de thuiswerkvergoeding als de reiskostenvergoeding worden gegeven; je werkgever moet kiezen.
Wat als je werkgever de afspraak niet nakomt?
Is een reiskostenvergoeding afgesproken in je contract of cao, dan heb je daar recht op en kun je nakoming eisen. Stopt je werkgever de vergoeding zomaar of past hij deze eenzijdig aan, dan is dat in beginsel niet toegestaan zonder geldige reden of jouw instemming. Een eenzijdige wijziging van arbeidsvoorwaarden is aan strenge voorwaarden gebonden.
Heb je een conflict over je reiskostenvergoeding of twijfel je over je rechten? Neem gerust contact met ons op, dan kijken we samen naar je situatie.