Zakelijke incasso verloopt in vaste stappen: controleer eerst uw juridische positie, stuur dan een betalingsherinnering, gevolgd door een ingebrekestelling, en blijft betaling uit, dan start u juridische incasso. Snel en professioneel optreden vergroot de kans op betaling aanzienlijk. U kunt bij verzuim bovendien wettelijke handelsrente en incassokosten vorderen.
Wanneer is zakelijke incasso aan de orde?
Van zakelijke incasso is sprake wanneer:
- u zakendoet met een andere onderneming;
- u correct heeft geleverd;
- de factuur opeisbaar is;
- betaling uitblijft zonder geldige reden.
Dit kan gaan om één onbetaalde factuur, maar ook om structurele wanbetaling.
Waarom ondernemers te lang wachten
Veel ondernemers stellen incasso uit omdat zij:
- de relatie niet willen beschadigen;
- denken dat betaling vanzelf komt;
- geen zin hebben in juridisch gedoe;
- bang zijn voor kosten.
In de praktijk vergroot juist snel en professioneel optreden de kans op betaling.
Stap 1: Controleer uw juridische positie
Beantwoord voor u begint de volgende vragen:
- is er een overeenkomst of opdracht?
- is het werk correct uitgevoerd?
- is de factuur juist en opeisbaar?
- zijn algemene voorwaarden van toepassing?
Klopt deze basis, dan staat u doorgaans sterk.
Stap 2: Stuur een betalingsherinnering
De eerste stap is vaak een schriftelijke betalingsherinnering, waarin u vermeldt:
- het openstaande bedrag;
- de factuurdatum en het factuurnummer;
- een concrete betaaltermijn;
- de gevolgen bij uitblijven van betaling.
Blijf zakelijk en feitelijk.
Stap 3: Ingebrekestelling
Blijft betaling uit, dan volgt een ingebrekestelling: een formele brief waarin u de debiteur een laatste kans geeft om alsnog te betalen. Een goede ingebrekestelling:
- is schriftelijk;
- verwijst naar de overeenkomst en de factuur;
- stelt een duidelijke, redelijke termijn;
- kondigt vervolgstappen aan.
Komt de debiteur deze termijn niet na, dan raakt hij in verzuim. Vaak leidt dit stadium al tot betaling.
Stap 4: Rente en incassokosten
Bij verzuim kunt u aanspraak maken op de wettelijke handelsrente. Daarnaast kunt u, na een correcte aanmaning, buitengerechtelijke incassokosten in rekening brengen. Bij zakelijke overeenkomsten gelden hiervoor specifieke regels; een advocaat kan de juiste bedragen voor u berekenen.
Stap 5: Juridische incasso
Blijft betaling alsnog uit, dan kan juridische incasso worden gestart. Een advocaat:
- spreekt de debiteur formeel aan met een sommatie;
- start zo nodig een gerechtelijke procedure;
- kan, met verlof van de rechter, conservatoir beslag leggen om verhaal veilig te stellen;
- voert na een vonnis de executie uit via een deurwaarder.
Tips voor een sterkere positie
- Bewaar offertes, overeenkomsten en opleverbewijzen.
- Factureer tijdig en met een duidelijke betaaltermijn.
- Gebruik algemene voorwaarden met afspraken over rente en kosten.
- Wacht niet te lang met actie; de kans op betaling neemt af naarmate de schuld ouder wordt.
Heeft u te maken met onbetaalde zakelijke facturen en wilt u uw geld innen? Neem gerust contact met ons op, dan bekijken we welke incassostappen voor u het meest effectief zijn.