Een betwiste factuur betekent niet dat u geen betaling meer kunt afdwingen. Een factuur betwisten geeft pas recht om betaling op te schorten als de betwisting tijdig, concreet en onderbouwd is en verband houdt met de overeenkomst. Een vage opmerking als "ik ben niet tevreden" is onvoldoende. In veel gevallen kunt u dus, ondanks de betwisting, gewoon betaling vorderen.
Wat betekent een betwiste factuur?
Een betwiste factuur houdt in dat de klant aangeeft het niet eens te zijn met (een deel van) de factuur. Dit kan gaan over:
- de hoogte van het bedrag;
- de kwaliteit of omvang van het werk;
- de prijsafspraken;
- de levering of oplevering;
- de toepasselijkheid van de voorwaarden.
Belangrijk: een factuur betwisten betekent niet automatisch dat betaling mag worden opgeschort.
Wanneer is een factuur rechtsgeldig betwist?
Een betwisting is alleen rechtsgeldig als aan enkele voorwaarden is voldaan. In de praktijk wordt gekeken naar:
- of de betwisting tijdig is gedaan;
- of de betwisting concreet en onderbouwd is;
- of de klacht verband houdt met de overeenkomst.
Een vage opmerking als "ik ben niet tevreden" of "dit voelt niet juist" is onvoldoende om betaling te weigeren.
Veelvoorkomende misverstanden
Bij betwiste facturen zien wij vaak dezelfde misverstanden:
- "Als ik betwist, hoef ik niet te betalen";
- "Ik betaal pas als alles perfect is";
- "Ik kan dit later nog wel bespreken";
- "Ik reageer gewoon niet meer".
Deze aannames zijn juridisch onjuist. Stilzitten of vaag betwisten werkt vaak juist in het nadeel van de klant.
Wat als de factuur pas laat wordt betwist?
Wordt een factuur pas weken of maanden na ontvangst betwist, dan staat u als ondernemer vaak sterker. Zeker als:
- het werk al is geaccepteerd;
- de klant het resultaat heeft gebruikt;
- er eerder geen klachten zijn geuit.
Een late betwisting is dan meestal onvoldoende om betaling te weigeren.
Welke rol speelt het contract?
Bij een betwiste factuur is het contract of de opdrachtbevestiging cruciaal. Controleer onder meer:
- wat exact is afgesproken;
- hoe het werk wordt opgeleverd;
- welke betalings- en klachttermijnen gelden;
- de algemene voorwaarden.
Vaak bevatten algemene voorwaarden een termijn waarbinnen klachten moeten worden gemeld. Wordt die termijn overschreden, dan vervalt het recht om te klagen meestal.
Wat kunt u doen?
- Vraag om een concrete onderbouwing. Laat de klant schriftelijk en specifiek aangeven waarmee hij het oneens is.
- Beoordeel de betwisting. Is die tijdig, concreet en terecht, of vaag en laat?
- Reageer schriftelijk. Weerleg een ongegronde betwisting en bevestig de betalingsverplichting.
- Stuur een ingebrekestelling. Blijft betaling uit, geef dan een laatste, redelijke termijn en kondig vervolgstappen aan.
- Start zo nodig incasso. Bij een ongegronde betwisting kunt u betaling, eventueel met rente en kosten, in rechte vorderen.
Wordt uw factuur betwist en weet u niet of die betwisting terecht is? Neem gerust contact met ons op, dan beoordelen we uw zaak en kijken we hoe u alsnog betaald krijgt.